Sağlık turizmi yetki belgesi aldıktan sonra: ilk 90 günün planı

Sağlık turizmi yetki belgesini aldıktan sonra yapılacak iş, belgeyi hasta akışına çevirecek satış sistemini kurmaktır. Belge size yabancı hastaya hizmet verme ya da aracılık etme hakkı verir, ama hasta getirmez. İlk 90 günde sırasıyla şunlar netleşmelidir: hangi ülkeden hangi tedavi için hasta isteyeceğiniz, bu hastaya hangi paketi hangi teklifle sunacağınız, talebi kimin kaç dakikada karşılayacağı, her görüşmenin nerede kayıt altına alınacağı ve ilk sonuçların hangi göstergelerle ölçüleceği.

Bu sıranın bir nedeni de mevzuattır. 2025 yönetmeliğine göre yetki belgesi sahipleri yılda en az bir kez performans değerlendirmesinden geçer: hasta taleplerine 48 saat içinde yanıt oranı, hasta memnuniyeti, randevu bekleme süresi, şikâyet oranı ve ciro artışı ölçülür. Son bir yıl içinde sağlık turizmi faaliyeti göstermeyen kuruluşun belgesi iptal edilir. Yani belgeyi koruyan şey dosya değil, ilk günden düzgün çalışan bir satış ve hasta iletişimi ekibidir. Başvurunuz hâlâ sürüyorsa iyi haber şu: aşağıdaki planın ilk dört haftası belgeyi beklemeden yapılabilir. Belgenin şartlarını ve başvuru adımlarını Sağlık turizmi yetki belgesi rehberinde, başlangıcın genel çerçevesini Sağlık turizmi nasıl yapılır? rehberinde anlattık. Bu yazı, o iki rehberin bittiği yerden başlar.

İlk 90 günün planı: hafta hafta tablo

Aşağıdaki tablo, belgeyi yeni almış bir klinik, hastane ya da aracı kuruluş için önerdiğimiz sıralamadır. Sürelerin kurumdan kuruma değişmesi normaldir; değişmemesi gereken şey sıranın kendisidir. Pazar seçilmeden fiyat, fiyat belirlenmeden teklif, ekip ve süreç kurulmadan reklam olmaz.

1-2. hafta: hedef ülke ve branşı seçin

Belgeyi alan kurumların en sık yaptığı hata, "her yerden hasta gelsin" diyerek birçok ülkeye aynı anda açılmaktır. Bunun sonucu dağınık reklam bütçesi, her dilde yarım hizmet ve ölçülemeyen sonuçtur. İlk 90 günde en fazla iki ülke ve en fazla üç tedaviyle başlamanızı öneriyoruz.

Seçimi şu dört soruyla yapın:

1. Hangi tedavide gerçekten güçlüsünüz? Hekim kadrosu, kapasite ve sonuçlarını gösterebildiğiniz tedaviler.
2. Hangi dilde anadil düzeyinde hizmet verebiliyorsunuz? Yönetmelik birimde belgeli yabancı dil bilen personel ister; ama hastanın güveni belgeyle değil, kendini anlaşılmış hissetmesiyle kurulur.
3. O ülkenin hastası nasıl karar veriyor? Hangi kanaldan yazıyor, kaç kurumla görüşüyor, kararını ne kadar sürede veriyor?
4. Kapasiteniz yetiyor mu? Randevu bekleme süresi değerlendirme kriterlerinden biridir. Ameliyathane ya da koltuk kapasiteniz dolu bir tedavi için yurt dışından talep toplamak, bekleyen hasta ve kaybedilen güven demektir.

Bu iki haftanın çıktısı yazılı olmalı: her ülke ve tedavi için hasta profili, hizmet dili ve neden seçildiği. Aracı kuruluşsanız aynı soruya bir de anlaşmalı tesis tarafı eklenir: hangi tesisle, hangi tedavide, hangi kapasiteyle çalışacaksınız? Bu kararı üst yönetimle tek günde netleştirdiğimiz çalışma: Strateji ve hedefleme danışmanlığı.

3-4. hafta: fiyat, paket ve teklif şablonu

Yurt dışındaki hasta birden fazla kurumdan teklif alır ve bunları yan yana koyar. Teklifinizin anlaşılır, karşılaştırılabilir ve güven veren bir belge olması gerekir. Fiyatı belirlerken bir mevzuat şartını da unutmayın: yönetmeliğe göre sağlık tesisinin fiyatları Bakanlığın sağlık turizmi fiyat tarifesine uymalıdır ve fatura ile ayrıntılı döküm hastaya ücretsiz verilir.

Paketleri, seçtiğiniz tedavi ve ülke için hastanın en çok sorduğu sorulara göre kurun. Bir teklif şablonunda en az şu bölümler bulunmalı:

• Tedavi planı: önerilen işlem, hekimin adı ve uzmanlığı, ön değerlendirmenin neye dayandığı.
• Pakete dahil olanlar ve olmayanlar: muayene, tetkik, işlem, kontroller; konaklama ve transfer varsa kim tarafından sağlandığı. Konaklama, ulaşım ve transfer işleri yetkili seyahat acentası eliyle yürütülür.
• Süre: Türkiye'de kalınması gereken gün sayısı ve kontrol takvimi.
• Güvence: ameliyathane ortamında yapılan işlemlerde zorunlu olan komplikasyon sigortası, akreditasyon ya da sertifika bilgisi.
• Ödeme koşulları ve teklifin geçerlilik süresi.
• Tek bir iletişim kişisi: hastanın sorusunu kime soracağı, adı ve kanalıyla.

Şablonu her dile çevirmek yetmez; o ülkenin hastasının beklediği ayrıntı düzeyine göre uyarlayın. Bazı hastalar kısa ve net bir fiyat görmek ister, bazıları her kalemin gerekçesini. Teklif sonrası gelen itirazlara nasıl hazırlanılacağını Sağlık turizminde satış itirazları yönetimi yazısında ele aldık.

3-4. hafta: hasta danışmanı ve koordinatör kadrosunu kurun

Teklif şablonuyla aynı haftalarda kadro kararı verilmelidir, çünkü talep geldiği gün karşılayacak kişinin hazır olması gerekir. Sağlık turizminde birbirinden farklı iki iş vardır ve bunları ayırmak, ekip kurulumunun ilk adımıdır:

Küçük bir klinikte iki rol başlangıçta tek kişide birleşebilir; bu durumda bile görev tanımları ayrı yazılmalıdır. Aksi hâlde satış yapan kişi koordinasyonla boğulur ve yeni talepler bekler. İşe alımda yalnız yabancı dile ve satış geçmişine bakmayın; kültürlerarası farkındalık, kriz yönetimi ve süreç disiplinini de ölçün. Yeni kişiyi hemen hasta talebiyle buluşturmak yerine kısa bir oryantasyonla tedavi bilgisini, kurum dilini ve kayıt standardını öğretin. Bu konudaki ayrıntılı yaklaşımımız: Sağlık turizminde doğru ekip kurmak.

Aracı kuruluşlar için iki ek nokta: gelen çağrılar için en az iki yabancı dilde 7/24 hizmet veren bir altyapı ya da çağrı merkezi sözleşmesi zorunludur ve personel aynı anda ikiden fazla aracı kuruluşta çalışamaz. Rolleri ayırmak, görev tanımlarını yazmak ve doğru adayı seçmek için Ekip kurulumu danışmanlığı 4-6 haftalık bir çalışmadır; bu nedenle ilk ayın içinde başlamak, kadronun ikinci ay içinde hazır olmasını sağlar.

2. ay: ilk temas standardı, CRM ve kültürel hazırlık

İkinci ay, ilk taleplerin gelmeye başladığı aydır. Bu ayın amacı satış sayısı değil, gelen her talebin aynı kaliteyle karşılanmasıdır.

Yanıt süresi standardını yazın

Yönetmeliğin performans değerlendirmesi, hasta taleplerinin %90'ından fazlasına 48 saat içinde yanıt verilmesini bekler. Bu bir alt sınırdır, satış hedefi değildir. Yurt dışındaki hasta aynı anda birkaç kuruma yazar ve çoğu zaman ilk dönen kurumla konuşmaya başlar. Bu yüzden iç standardınızı çok daha kısa tutun; önerimiz ilk yanıtın 30 dakika içinde verilmesidir. Standardı yazılı hâle getirirken şu soruları cevaplayın:

• Gece, hafta sonu ve bayramlarda gelen talebe kim, hangi kanaldan döner?
• Hasta ilk aramaya yanıt vermezse kaç deneme, hangi aralıkla, hangi kanaldan yapılır?
• İlk mesajda ne sorulur, ne gönderilir, ne asla gönderilmez?

Ulaşamadığınız hastaya dair saha önerilerimiz: Hastaya ulaşamıyorum. İlk temasın güven açısından önemi: Sağlık turizminde ilk temas.

CRM'i ilk talepten önce kurun

CRM'i "talepler artınca kurarız" demek, ilk ayların verisini kaybetmek demektir. Oysa üçüncü ayda karar vermenizi sağlayacak tek kaynak bu ilk verilerdir. CRM'de en az şunlar tanımlı olmalı: talebin kaynağı, ülke, tedavi, satış aşamaları (yeni talep, ulaşıldı, ihtiyaç analizi, teklif, takip, kesinleşti, kaybedildi), kaybedilme nedeni ve bir sonraki adımın tarihi. Satışçı ayrıldığında hasta bilgisinin kurumda kalmasını sağlayan da budur. Yönetmelik ayrıca HealthTürkiye Portalı'na hasta verilerinin doğru girilmesini zorunlu tutar; CRM kaydınız düzenliyse bu iş de kolaylaşır. Kurgunun ayrıntıları: Sağlık turizminde CRM.

Ekibi hedef ülkenin kültürüne hazırlayın

Aynı cümleye her ülkeden hasta aynı tepkiyi vermez. Birinde güveni ayrıntılı bilgi kurar, diğerinde kişisel ilgi; birinde doğrudan fiyat konuşmak beklenir, diğerinde önce ilişki. İlk ayda seçtiğiniz iki ülkenin iletişim, karar ve güven alışkanlıkları, ilk talepler gelmeden ekibe öğretilmelidir. Örnek bir ülke analizi: Alman hastayı anlamak. Koordinatör ve satış ekibinizin hedef ülkelerinizin kodlarını vaka çalışmalarıyla öğrendiği ve kurumunuza özel bir aksiyon planıyla biten eğitim: Sağlık turizminde ülke kültürleri eğitimi.

Satış ekibinin ilk temastan takibe kadar aynı dili konuşması için Adım Adım Satış Eğitimi 4 oturumda (4 × 3 saat) ilk temas, ihtiyaç analizi, değer sunumu, müzakere ve takibi çalıştırır. İkinci ayda yapılması, ekibin ilk gerçek talepleri eğitimde öğrendiği yapıyla karşılamasını sağlar.

Teşvikten yararlanmak için kaydı ilk günden tutun

Sağlık turizmi, hizmet ihracatı olarak Ticaret Bakanlığı desteklerinin kapsamındadır ve bu desteklerin ön koşulu pratikte yetki belgesidir. Destekler çoğunlukla harcama yapıldıktan sonra, belgeleriyle başvurularak alınır. Bu yüzden teşvik kararı üçüncü ayda değil, ilk gün verilir: kayıt baştan tutulmazsa sonradan oluşturulamaz.

2026 değerleriyle ilk 90 günü en çok ilgilendiren kalemler:

• Yurt dışına yönelik reklam, tanıtım ve pazarlama: %50, yıllık 25.000.000 TL üst limit. Bazı tanıtım faaliyetleri için faaliyetten önce onay gerekir.
• Yurt içinde pazarlama, satış personeli ve tercüman istihdamı: %50, kişi başına aylık 90.000 TL, aynı anda en fazla 5 kişi.
• Uluslararası hasta ulaşımı: %50; bilet başına tek yön 15.000 TL, destek hastanın sağlık hizmeti bedelinin üçte birini aşamaz. Hastanın Türkiye'ye girişinden sonra en geç 7 gün içinde tesise kaydedilmiş olması gibi koşullar vardır.
• Yabancı dil ve sağlık turizmi eğitimi: %50, yıllık 2.000.000 TL.
• Komplikasyon sigortası primi: %50, yıllık 8.000.000 TL.

Danışmanlık gideri genel kalemlerde değil, yalnız Markalaşma ve TURQUALITY programlarında desteklenir; aynı harcama için de yalnız bir destek programından yararlanılır. Tutmanız gereken kayıtlar: fatura, ödeme belgesi, sözleşme, reklamın yayında olduğunu gösteren ekran görüntüleri ve hasta kaydı (kim, hangi tarihte, hangi kanaldan geldi, hangi tedaviyi aldı). Son madde, CRM'in teşvik dosyasıyla aynı işi gördüğünü gösterir. Tüm kalemler, koşullar ve başvuru adımları: Sağlık turizmi teşvikleri rehberi. Oran ve limitleri başvuru döneminde resmî kaynaktan, vergi uygulamasını mali müşavirinizle kontrol edin.

3. ay: hangi metrikleri ölçmelisiniz?

Üçüncü ayın sonunda "kaç hasta geldi?" sorusu tek başına yanıltıcıdır, çünkü yurt dışındaki hasta kararını çoğu zaman haftalara ya da aylara yayar. İlk çeyrekte bakılacak göstergeler, satışın nerede tıkandığını gösteren süreç göstergeleridir:

Örnek hesap: ilk ayında 120 talep alan bir klinik düşünelim. 48 saat kriterini karşılamak için bu taleplerin en az 109'una iki gün içinde yanıt verilmiş olmalıdır. Bu sayı ancak her talebin geliş ve ilk yanıt saati CRM'de kayıtlıysa hesaplanabilir. Ciro kriteri de aynı mantıkla çalışır: ilk yılın cirosu, ikinci yılın değerlendirmesinde kıyas tabanı olur. Göstergelerin haftalık nasıl okunacağını Satışta veri odaklı yönetim yazısında anlattık.

Üçüncü ayın son haftasında bu tabloyu üst yönetimle birlikte okuyun ve yalnız bir soruya cevap arayın: kayıp en çok hangi aşamada? Yanıt süresinde mi, ulaşamamakta mı, teklifte mi, takipte mi? İkinci çeyreğin planı bu cevaba göre düzeltilir.

İlk 90 günde en sık yapılan hatalar

• Pazar ve tedavi seçilmeden reklam başlatmak.
• Talebi karşılayacak kişi hazır değilken talep toplamak.
• Satış ve koordinasyon işini aynı kişiye yazılı tanım olmadan yüklemek.
• CRM'i ve teşvik kaydını "sonra düzenleriz" diye ertelemek.
• Üçüncü ayda yalnız satış adedine bakıp süreç göstergelerini görmemek.

Bir sonraki adım

Yetki belgesi yolun başlangıcıdır; ilk 90 gün, belgenin bir hasta akışına dönüşüp dönüşmeyeceğini belirler. Kurumunuzun bu planın neresinde olduğunu birlikte görmek isterseniz ücretsiz kurum analizi için bilgilerinizi bırakın; uzmanımız sizi arar, durumunuzu dinler ve önceliklerinizi birlikte çıkarırız. Analiz sizi hiçbir hizmete bağlamaz. Hedef pazar ve tedavi kararını netleştirmek isterseniz Strateji ve hedefleme danışmanlığı, ekibinizi kurmak isterseniz Ekip kurulumu danışmanlığı doğru başlangıç noktasıdır.